Сертифікація систем управління

Орган з сертифікації систем управління ДП “КИЇВОБЛСТАНДАРТМЕТРОЛОГІЯ” проводить роботи з сертифікації систем управління відповідно до вимог:

Сертифікація системи управління якістю (СУЯ)

Перелік документів:
1. Заявка на сертифікацію системи управління.
2. Опитувальна анкета.
3. Настанова з якості.
4. Методики.
5. Технічні умови на продукцію (за наявності), технологічна та конструкторська документація.
6. Інші документи на вимогу органа з сертифікації.

Сертифікація системи управління безпечністю харчових продуктів (СУБХП)

Перелік документів:
1. Заявка на сертифікацію системи управління.
2. Опитувальна анкета.
3. Нормативна та технічна документація: технічні умови на продукцію, виробництво якої оцінюється, технологічні інструкції (маршрутна технологія) виробництва продукції, методики (процедури), які регламентують організацію та порядок проведення технічного контролю, включаючи схеми технохімічного та мікробіологічного контролю.
4. Програми-передумови.
5. Настанову СУБХП, задокументовані методики.
6. Інші документи на вимогу органа з сертифікації.

Сертифікація системи екологічного управління (СЕУ)

Перелік документів:
1. Заявка на сертифікацію системи управління.
2. Опитувальна анкета.
3. Методики.
4. Опис сфери застосування СЕУ.
5. Інші документи на вимогу органа з сертифікації.

Сертифікація систем управління в сфері ДП “КИЇВОБЛСТАНДАРТМЕТРОЛОГІЯ” за стандартами:

Процеси аудиту систем управління

Аудит системи управління – це систематичний, незалежний і документований про-цес збирання об’єктивних доказів і їх об’єктивного оцінювання, щоб визначити, наскільки виконуються вимоги відповідного стандарту системи управління.
Аудит проводиться в кілька етапів, відповідно до міжнародних вимог і процедур органу з сертифікації.

1. Подання заявки та попередня оцінка

• Організація заповнює заявку на сертифікацію та опитувальну анкету.
• Орган з сертифікації проводить аналіз інформації про замовника: сфера діяльності, кількість працівників, кількість майданчиків, рівень ризику.
• Визначається обсяг, тривалість та команда аудиту.

2. Аудит 1-го етапу (попередній аудит)

Мета:
• Оцінити готовність організації до сертифікації.
• Перевірити наявність та відповідність задокументованої інформації (настанови, про-цедури, політики).
• Зібрати інформацію про місце, процеси, цілі, законодавчі вимоги.
• Визначити потенційні сфери ризику або невідповідностей.
Результатом є звіт з рекомендаціями щодо готовності до етапу 2.

3. Аудит 2-го етапу (сертифікаційний аудит)

Проводиться на місці, включає:
• Перевірку фактичного виконання системи управління відповідно до вимог стандар-ту.
• Оцінювання ефективності процесів.
• Спостереження, інтерв’ю з персоналом, аналіз записів, перевірка процесів на відпові-дність політикам та цілям.
Формується звіт з висновками та можливими невідповідностями (критичними та не-критичними).

4. Оцінювання та рішення щодо сертифікації

Проводиться на місці, включає:
• Матеріали аудиту подаються на рецензування та прийняття рішення незалежним від аудитора експертом.
• У разі позитивного рішення організації видається сертифікат.

5. Наглядові аудити

Проводяться щороку протягом дії сертифіката (зазвичай 3 роки):
• Перевіряється стійкість і розвиток системи управління.
• Аналізуються коригувальні дії, зміни в організації, ключові процеси.
• Аудит менш об’ємний, але обов’язковий для підтримки сертифікації.

6. Аудит повторної сертифікації

• Проводиться перед завершенням чинного сертифіката.
• Перевіряється вся система управління на відповідність, ефективність і поліпшення.
• Успішне проходження призводить до продовження дії сертифіката ще на 3 роки.

7. Додаткові (позапланові) аудити

Призначаються у разі:
• Скарг, претензій, серйозних інцидентів;
• Значних змін у структурі або процесах підприємства;
• Перевірки виконання коригувальних дій після невідповідностей.

Документування результатів

Усі аудити супроводжуються:
• Актами, звітами, висновками, переліком невідповідностей;
• Звіти зберігаються в архіві органу з сертифікації;
• Замовник отримує офіційні документи з результатами аудиту.

Надання сертифікації

Після завершення всіх етапів аудиту та розгляду результатів, орган з сертифікації прий-має рішення про надання сертифіката, якщо:
• система управління відповідає вимогам відповідного стандарту;
• усі невідповідності (за їх наявності) усунені або погоджено план коригувальних дій;
• виконано всі фінансові зобов’язання;
• клієнт погодився з умовами сертифікації.
Видається сертифікат, який містить інформацію про організацію, сферу сертифікації, стандарт, термін дії та ін.

Відмова у сертифікації

Орган може відмовити у наданні сертифіката у таких випадках:
• невиконання вимог стандарту;;
• виявлення серйозних невідповідностей;
• порушення умов договору;
• ненадання доказів усунення невідповідностей.
Про відмову повідомляється письмово, з поясненням причин.

Підтримування сертифікації

Підтримується через наглядові аудити, які проводяться щонайменше раз на рік:
• перевіряється функціонування системи управління в дії;
• оцінюється виконання вимог стандарту та ефективність системи;
• перевіряється дотримання умов сертифікації.
У разі позитивних результатів — сертифікат залишається чинним.

Повторна сертифікація

Проводиться до завершення терміну дії сертифіката (зазвичай 3 роки).
Процес включає:
• повний аудит повторної сертифікації;
• аналіз результатів діяльності системи управління за період дії сертифіката;
• видача нового сертифіката за умови позитивного результату.

Призупинення сертифікації

Сертифікат може бути призупинено, якщо:
• не проведено наглядовий аудит у встановлений термін;
• виявлено суттєві порушення системи управління;
• порушено договірні умови;
• неправомірне використання сертифіката або логотипу.
У період призупинення сертифікат вважається недійсним.

Поновлення сертифікації

Якщо причини призупинення усунуті в обумовлений термін, сертифікат поновлюєть-ся. Потрібно:
• надати докази усунення причин призупинення;
• пройти (за потреби) додатковий аудит.

Скасування сертифікації

Сертифікат скасовується остаточно, якщо:
• організація не усунула причини призупинення у встановлений термін;
• добровільно відмовилась від сертифікації;
• виявлені грубі порушення або шахрайство;
• припинено діяльність організації.
Скасування супроводжується офіційним повідомленням та вилученням сертифіката.

Розширення сфери сертифікації

Організація може звернутись із запитом на розширення сфери.
У такому разі проводить-ся:
• попередній аналіз документів;
• додатковий аудит частини, що підлягає розширенню;
• ухвалення рішення на підставі результатів.

Скорочення сфери сертифікації

Відбувається, якщо:
• частина діяльності не відповідає вимогам стандарту;
• організація сама ініціює скорочення;
• змінено процеси або продукцію.
Скорочення документально оформлюється з видачею оновленого сертифіката.

Використання назви органу з сертифікації, знака сертифікації або логотипу

Орган з сертифікації систем управління ДП “КИЇВОБЛСТАНДАРТМЕТРОЛОГІЯ” встановлює чіткі правила щодо використання своєї назви, знака сертифікації (логоти-пу) та посилань на сертифікацію, щоб:
• запобігти омані зацікавлених сторін;
• забезпечити достовірність інформації про сертифікацію;
• гарантувати, що логотип використовується лише відповідно до дії сертифіката.

Дозволено:

• Використовувати знак сертифікації лише організаціям, які мають чинний сертифі-кат,
виданий ДП “КИЇВОБЛСТАНДАРТМЕТРОЛОГІЯ”.
• Розміщувати знак сертифікації у документах організації, маркетингових матеріалах, на веб-сайтах, як підтвердження сертифікованої системи управління.
• Вказувати сертифікацію лише в межах сфери, що зазначена у чинному сертифікаті.
• Зазначати повну назву сертифікованого стандарту (наприклад, “сертифіковано відпо-відно до ДСТУ ISO 9001:2015”).

Заборонено:

• Використовувати логотип сертифікації на продукції, упаковці, етикетках, або ство-рювати враження, що сертифікація стосується продукції, а не системи управління.
• Вводити в оману, що сертифікація стосується всієї діяльності, якщо це не відпові-дає дійсності.
• Продовжувати використання логотипу після призупинення, скасування або завер-шення терміну дії сертифіката.
• Вносити будь-які зміни у форму, колір, текст чи пропорції логотипу.

Контроль та відповідальність:

• Усі випадки неналежного або несанкціонованого використання логотипу вважа-ються порушенням умов сертифікації.
• У разі виявлення порушення орган з сертифікації має право:
– вимагати негайного припинення використання логотипу;
– застосовувати заходи, передбачені договором, включаючи призупинення або скасування сертифікації;
– повідомляти зацікавлені сторони, якщо порушення створює ризики для довіри до сертифікації.